Richtlijnen voor terugbetaling:
Reiskosten worden vergoed van en naar het bedrijfsadres in België, dat is opgenomen in de lijst van octrooigemachtigden zoals gepubliceerd door de FOD Economie, naar het adres van de bestemming (plaats van de vergadering).
Welke kosten worden vergoed?
Alleen reizen die voorafgaand aan de reis door de raad van het Instituut zijn goedgekeurd, komen in aanmerking voor vergoeding. Enkel reizen vanaf een adres in België komen in aanmerking voor terugbetaling. Reizen (evenals bijkomende kosten, bv. parkeerkosten) binnen Belgisch grondgebied worden niet vergoed.
- Vliegreizen
Een economy class ticket (ten minste vier weken van tevoren geboekt om het vroegboektarief te verkrijgen) van de luchthaven in België die het dichtst bij het bedrijfsadres ligt of van een andere luchthaven met een meer geschikte verbinding, naar de bestemming in het buitenland komt in aanmerking voor terugbetaling. Het ticket met vermelding van de prijs en boekingsklasse of een factuur met dezelfde informatie wordt bij het restitutieverzoek ingediend.
Vervoer van het bedrijfsadres naar de luchthaven is een traject binnen België en wordt niet vergoed. Dit wordt geacht begrepen te zijn in het forfait (zie punt 4).
- Treinreizen
Treinreizen (2de klas) van/naar het station in België dat het dichtst bij het bedrijfsadres ligt van/naar het station dat zich het dichtst bij de bestemming in het buitenland bevindt, komen in aanmerking voor vergoeding.
Een treinkaartje met de betaalde prijs wordt bij het restitutieverzoek ingediend.
Vervoer van het bedrijfsadres naar het treinstation van vertrek is een traject binnen België en wordt niet vergoed. Dit wordt geacht begrepen te zijn in het forfait (zie punt 4).
- Reizen met de auto
Autoreizen van/naar het bedrijfsadres in België van/naar de vergaderlocatie in het buitenland kunnen worden vergoed tot een maximum van 600 km heen en terug tegen een tarief van € 0,30/km.
- Forfaitaire kosten
Alle overige kosten worden vergoed tegen een vast tarief (forfait) van maximaal € 70 per dag, inclusief de dag van heenreis en de dag van terugreis. Dit pakket omvat reizen van en naar de luchthaven of het treinstation (vertrek en aankomst), vervoer in de stad van de vergadering, parkeergelden, internetverbindingskosten (ook bij het hotel), maaltijden. Het forfaitaire bedrag wordt uitbetaald zonder rekening te houden met de werkelijke kosten. Er hoeft geen bewijs te worden geleverd.
- Hotelkosten
Een hotelovernachting, inclusief ontbijt, kan worden terugbetaald tot een maximum per nacht (max EUR 175/nacht) zoals vermeld op het restitutieaanvraagformulier, maar alleen in het geval dat deelname aan de vergadering één nacht in een hotel vereist en in het geval dat de hotelovernachting niet al wordt terugbetaald door het Instituut of door een derde partij. De kosten van de internetverbinding worden in aanmerking genomen bij bijkomende kosten (zie punt 5). Er hoeft geen bewijs worden geleverd.
Als het Instituut hotelovernachtingen beheert door middel van een groepsboeking, zijn individuele boekingen niet onderhevig aan terugbetaling.
- Algemeen
Leden wordt gevraagd om één formulier per reis te gebruiken (waarin elk van de verschillende vergaderingen waaraan het lid heeft deelgenomen moet worden vermeld). Het verzoek om terugbetaling moet het secretariaat van het Instituut binnen 30 dagen na de laatste dag van de vergadering bereiken. Restitutieverzoeken die na deze datum worden ontvangen, worden niet meer ingewilligd.
Onkosten worden vergoed in euro’s. Er zijn geen uitzonderingen op dit reisbeleid toegestaan.