Directives pour les remboursements :
Les frais de déplacement sont remboursés depuis et vers l’adresse professionnelle en Belgique renseignée dans la liste des mandataires en brevets telle que publiée par le SPF Economie vers l’adresse de la destination (endroit de la réunion).
Quels frais sont remboursés ? :
Seuls les déplacements approuvés par le conseil de l’Institut avant le déplacement sont susceptibles d’être remboursés. Seuls les déplacements depuis une adresse en Belgique sont susceptibles d’être remboursés. Les déplacements (ainsi que les frais afférents, par exemple frais de parking) à l’intérieur du territoire belge ne sont pas remboursés.
- Voyages aériens
Un billet en classe économie (réservé au moins quatre semaines à l’avance afin d’obtenir le tarif lié à une réservation précoce) depuis l’aéroport le plus proche de l’adresse professionnelle ou d’un autre aéroport offrant une connexion plus appropriée, vers l’endroit de la réunion est susceptible d’être remboursé. Le billet indiquant le prix et la classe de réservation ou une facture fournissant les mêmes indications sera soumis avec la demande de remboursement.
Le trajet entre l’adresse professionnelle et l’aéroport est considéré comme un trajet en Belgique et n’est pas remboursé (ces frais sont considérés comme inclus dans le forfait, voir point 4).
- Voyage en train
Les déplacements en train (2ème classe) depuis/vers la gare la plus proche de l’adresse professionnelle vers/depuis la gare la plus proche du lieu de la réunion sont susceptibles d’être remboursés.
Un billet de train indiquant le prix payé sera soumis avec la demande de remboursement.
Le trajet entre l’adresse professionnelle et la gare est considéré comme un trajet en Belgique et n’est pas remboursé (ces frais sont considérés comme inclus dans le forfait, voir point 4).
- Déplacement en voiture
Les déplacements en voiture depuis/vers l’adresse professionnelle vers/depuis le lieu de la réunion sont susceptibles d’être remboursés à concurrence d’un maximum de 600 km aller-retour à un taux de € 0.30/km.
- Dépenses incidentes
Toutes les dépenses incidentes seront remboursées forfaitairement à concurrence de 70€ par jour, comprenant les jours des voyages aller et retour. Ce forfait couvre les déplacements depuis et vers l’aéroport ou la gare (départ et arrivée), les moyens de transport dans la ville de la réunion, les frais de parking, les frais de connexion internet (y compris à l’hôtel), les repas. Le forfait est remboursé sans tenir compte des dépenses réelles. Aucun justificatif ne doit être fourni.
- Frais d’hôtel
Un séjour à l’hôtel, incluant le petit déjeuner est susceptible d’être remboursé à concurrence d’un maximum par nuitée (max 175 EUR) comme spécifié sur le formulaire de demande de remboursement mais uniquement dans le cas où la participation à la réunion nécessite une nuit d’hôtel et dans le cas où la nuit d’hôtel n’est pas déjà remboursée par l’institut ou par un tiers. Les frais de connexion à internet sont pris en compte dans les dépenses incidentes (voir point 5). Aucun justificatif ne doit être fourni.
Si l’Institut gère les nuitées d’hôtel au moyen d’une réservation de groupe, les réservations individuelles ne sont pas susceptibles d’être remboursées.
- Généralité
Il est demandé aux membres d’utiliser un formulaire par déplacement (qui doit indiquer chacune des différentes réunions auxquelles le membre a participé). La demande de remboursement doit arriver au secrétariat de l’Institut dans les 30 jours suivant le dernier jour de la réunion. Les demandes de remboursement reçues après cette date ne sont plus susceptibles d’être satisfaites.
les dépenses sont remboursées en euros. Aucune exception à la politique de voyage n’est autorisée.